Privacyverklaring — Buvan

Versie 1.2 · 27 augustus 2026

Deze privacyverklaring gaat over de app Buvan. Zij legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij

De app en het portaal heten Buvan. Buvan wordt aangeboden door Buro Vastgoed Nederland B.V. ("wij"), en buvan.nl is het domein van diezelfde onderneming.

• Buro Vastgoed Nederland B.V.
• Grote Houtstraat 176, 2011 SZ Haarlem
• Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70089140

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in Buvan worden verwerkt.

Heeft u een vraag over uw privacy, of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact op via privacy@buvan.nl. Op buvan.nl/privacyverzoek leest u precies hoe dat gaat; die pagina is bereikbaar zonder de app.

2. Waarvoor is Buvan bedoeld

Met Buvan kunt u als grondeigenaar uw perceel registreren, de voortgang van een gebiedsontwikkelingstraject volgen, documenten inzien en digitaal ondertekenen, en berichten met ons uitwisselen. Om dat mogelijk te maken verwerken wij persoonsgegevens.

De app kent op dit moment geen betaalfuncties. Zolang die er niet zijn, verwerken wij geen betaalgegevens.

3. Welke gegevens verwerken wij

Bij het aanmaken van uw account: uw e-mailadres en een wachtwoord. Uw wachtwoord bewaren wij niet in leesbare vorm.

Bij het aanvullen van uw profiel (verplicht om de app te kunnen gebruiken): uw volledige naam, telefoonnummer, geboortedatum, woonplaats en adres.

Uw geboortedatum gebruiken wij om u correct te kunnen identificeren en onderscheiden bij de beoordeling van uw claim — bijvoorbeeld om twee personen met dezelfde naam uit elkaar te houden.

Terwijl u uw adres intypt, stuurt de app wat u typt naar PDOK, de open kaartdienst van het Kadaster, om het adres te kunnen aanvullen. PDOK vraagt daarvoor geen account en houdt geen profiel van u bij.

Bij het claimen van een perceel: uw relatie tot het perceel (eigenaar, mede-eigenaar, erfgenaam of gevolmachtigde), een eventuele verkoopwens, en vrije opmerkingen die u zelf toevoegt. Wordt er een overeenkomst voorbereid, dan leggen wij daarbij ook uw aandeel in het perceel en de aankoopprijs voor dat aandeel vast; die twee gegevens komen terug in de bijlage bij de overeenkomst. De kadastrale gegevens en het adres van het perceel halen wij op uit openbare bronnen (PDOK); die hoeft u niet zelf in te voeren.

Bij de beoordeling van uw claim: de uitkomst, het moment, en bij een afwijzing de reden. Wij leggen ook vast welke medewerker uw claim heeft beoordeeld.

Uw toestemmingen: uw akkoord met deze privacyverklaring en met de algemene voorwaarden, het moment waarop u elk van die akkoorden gaf, en of u wel of geen e-mail van ons wilt ontvangen — met het moment van uw laatste keuze daarover. Trekt u die laatste toestemming later in, dan leggen wij dat als zodanig vast. Zo kunnen wij aantonen wat u wanneer heeft gekozen.

Uw profielfoto (optioneel): u kunt zelf een profielfoto toevoegen. Die bewaren wij privé — alleen u en onze bevoegde medewerkers kunnen hem zien. Deelt u een perceel met mede-eigenaren, dan zien zij uw naam en uw profielfoto, maar nooit uw e-mailadres. Verwijdert u de foto, of uw account, dan verdwijnt ook het bestand. Buvan werkt volledig zonder profielfoto.

De locatie van uw toestel (optioneel): als u dat toestaat, gebruiken wij eenmalig de locatie van uw toestel om de kaart op uw omgeving te centreren. Die locatie wordt uitsluitend op uw toestel gebruikt en nergens opgeslagen, bewaard of gedeeld — niet met ons en niet met derden. Weigert u, dan toont de kaart gewoon heel Nederland. Wij gebruiken uw locatie niet om u te volgen.

Documenten: wij zetten documenten voor u klaar, zoals een volmacht of een overeenkomst. Van elk document leggen wij vast of u het moest ondertekenen, wat de stand van zaken is, wanneer u heeft ondertekend of het ondertekenen is afgerond, en waar uw eigen ondertekende exemplaar is opgeslagen. Weigert u een document te ondertekenen, dan leggen wij dat vast en, als u een reden opgeeft, ook die reden. Van een document dat u met andere eigenaren deelt, ziet u nooit of iemand anders al heeft getekend.

Bij het ondertekenen: het ondertekenen zelf verloopt via onze ondertekendienst (zie paragraaf 6). Die dienst ontvangt van ons het document en uw e-mailadres, en stelt na afloop een transactiebewijs op — ook wel het ontvangstbewijs. Dat bewijs bevat het IP-adres van uw toestel op het moment van ondertekenen en het IP-adres van de kant die het document heeft klaargezet, en een tijdlijn van de ondertekening (wanneer het document is bekeken, geopend en getekend). Wij halen dat bewijs na afloop op en bewaren het bij uw eigen ondertekende exemplaar, als bewijs van uw handtekening. Op dit moment vragen wij bij het ondertekenen geen identiteitsbewijs of andere identificatiegegevens.

Uw berichten aan ons: stuurt u ons een bericht via het contactformulier, dan bewaren wij het onderwerp en de inhoud, gekoppeld aan uw account, en of wij het bericht hebben beantwoord. Uw naam en e-mailadres gaan mee in de e-mail die wij daarvan ontvangen.

Meldingen in de app: wij leggen vast welke meldingen u heeft gekregen en wanneer u ze heeft gelezen.

Pushnotificaties: wilt u pushberichten ontvangen, dan slaan wij per toestel een bezorgcode op (een technisch kenmerk van uw toestel), samen met het platform (iOS of Android) en het moment waarop wij het toestel voor het laatst zagen. Die gegevens horen bij uw account. Logt u op dat toestel uit, dan verwijderen wij de bezorgcode; verwijdert u uw account, dan verdwijnt hij eveneens. Verwijdert u alleen de app zónder uit te loggen, dan blijft de bezorgcode bij ons staan tot u uw account verwijdert.

Technische gegevens: onze hostingpartij legt bij het gebruik van de app technische gegevens vast, zoals uw IP-adres, het tijdstip van toegang en gegevens over uw sessie. Dat gebeurt voor de beveiliging en de goede werking van de dienst. Daarnaast leggen wij belangrijke handelingen vast in een controlespoor: wie een claim heeft beoordeeld, wie een document heeft gepubliceerd, wanneer een rol is gewijzigd. Dat doen wij met het oog op zorgvuldigheid en controleerbaarheid, passend bij het juridische belang van grondeigendom.

Wat wij niet doen: wij gebruiken geen analytics, geen advertentienetwerken en geen volgtechnieken. Onze e-mails bevatten geen volgpixel en geen omgeleide links: wij meten niet of u een e-mail opent of aanklikt. Wij maken geen profiel van u op en verkopen uw gegevens niet.

4. Waarom verwerken wij die gegevens, en op welke grondslag

Welke gerechtvaardigde belangen dat zijn. Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, gaat het om deze drie:

1. Een claim zorgvuldig kunnen beoordelen en die beoordeling later kunnen onderbouwen. Een claim op grond raakt aan eigendom. Wij moeten kunnen laten zien wie wat wanneer heeft beoordeeld, en waarom.
2. Voorkomen dat een al afgewezen claim opnieuw als nieuwe aanvraag binnenkomt. Daarvoor moeten wij weten dát er eerder een claim was en wat de uitkomst was.
3. De dienst en uw gegevens beveiligen, en kunnen vaststellen wat er is gebeurd als er iets misgaat.

Wij hebben die belangen afgewogen tegen uw privacy en beperken deze verwerkingen tot wat daarvoor nodig is. Bent u het niet eens met een verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen bezwaar maken — zie paragraaf 9.

Waar wij om toestemming vragen, kunt u die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond, en het beperkt uw gebruik van de app niet: de app werkt zonder profielfoto, zonder locatietoegang en zonder meldingen.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Uw eigen gegevens

• Zolang u een account heeft, bewaren wij uw account-, profiel- en perceelgegevens, uw documenten, uw berichten en uw meldingen.
• Verwijdert u uw account, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens direct — in één handeling, niet na een wachttijd. Dat geldt ook voor uw profielfoto en uw eigen ondertekende documenten. Wat daarna nog resteert, staat hieronder.
• Een afgewezen claim blijft aan uw account gekoppeld en verdwijnt dus mee zodra u uw account verwijdert. Wij bewaren die claim om onze beoordeling te kunnen onderbouwen en om te voorkomen dat dezelfde afgewezen claim opnieuw in behandeling wordt genomen. Er is geen vaste termijn en geen mechanisme dat afgewezen claims na verloop van tijd automatisch opruimt.
• Ons controlespoor — onze eigen vastlegging van handelingen, zoals wie een claim beoordeelde en wie wanneer ondertekende — heeft geen eigen termijn. Het hangt aan het onderliggende gegeven: verdwijnt dat bij de verwijdering van uw account, dan verdwijnt de vastlegging mee. Gaat het om een handeling van een medewerker bij het dossier van iemand anders, dan blijft het feit staan maar wordt de verwijzing naar uw persoon leeggemaakt.

Wat na verwijdering van uw account blijft staan

• Documenten die bij een project horen en die u met andere eigenaren deelt, en de exemplaren van die andere eigenaren. Die zijn niet alleen van u.
• Beeldmateriaal dat wij zelf bij een projecttijdlijn hebben geplaatst.
• Technische logboeken van onze dienstverleners, die wij niet zelf kunnen wissen.
• Gegevens die e-mail-, push- of ondertekendiensten al van ons hadden ontvangen op het moment dat u uw account verwijderde.

Gegevens bij onze dienstverleners

Enkele dienstverleners bewaren korte tijd technische gegevens die wij niet zelf kunnen wissen. De laatste kolom laat zien waar elk getal vandaan komt: wat wij zelf hebben gemeten, en wat een opgave van de dienst is.

Deze termijnen worden door die diensten bepaald, niet door ons. Een verwijderverzoek van u raakt deze logboeken daarom niet: zij verlopen vanzelf. Uw eigen ondertekende exemplaar en het transactiebewijs dat wíj daarvan bewaren, vallen niet onder deze tabel maar onder de termijnen hierboven — zij verdwijnen dus wél zodra u uw account verwijdert.

6. Met wie delen wij uw gegevens

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet voor commerciële doeleinden. Wij gebruiken wel dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken. Van elke dienstverlener verlangen wij een verwerkersovereenkomst waarin staat dat hij uw gegevens uitsluitend voor ons en volgens onze instructies verwerkt.

• Supabase — hosting: database, inloggen en bestandsopslag. Uw account-, perceel- en documentgegevens staan binnen de EU (Ierland).
• Resend — verzending van al onze e-mail. Dat gaat om de e-mails over uw claim, documenten en projecten, om uw contactbericht, én om de e-mails die bij het inloggen horen (uw bevestigingsmail bij registratie en de code waarmee u een vergeten wachtwoord herstelt).
• Firebase Cloud Messaging (Google) — bezorging van pushnotificaties op uw toestel, als u die heeft aangezet.
• Signhost (Entrust Netherlands B.V.) — de dienst waarmee u documenten digitaal ondertekent, onder een eigen account van Buro Vastgoed Nederland B.V. Signhost ontvangt het te ondertekenen document en uw e-mailadres, en stelt het transactiebewijs op (paragraaf 3).

Daarnaast bevraagt de app PDOK (de open kaartdienst van het Kadaster) voor adressen, perceelgegevens en kaartmateriaal. PDOK is een openbare bron; u heeft er geen account en PDOK bouwt geen profiel van u op.

Wij verstrekken uw gegevens verder alleen aan anderen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw account-, perceel- en documentgegevens staan binnen de EU (Ierland). Voor twee diensten geldt dat gegevens (mede) buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt:

• Resend verwerkt in de Verenigde Staten. Doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Module 2), aangevuld met certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.
• Firebase Cloud Messaging (Google) verwerkt wereldwijd, waaronder de Verenigde Staten. Doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen die deel uitmaken van de verwerkersvoorwaarden van Google. Het gaat daarbij om de bezorgcode die bij uw toestel hoort en om de inhoud van de melding zelf.

Onze ondertekendienst Signhost wordt geleverd door Entrust Netherlands B.V., gevestigd in Nederland; voor die dienst is dus geen sprake van doorgifte buiten de EER. Welke subverwerkers Entrust inschakelt en waar die verwerken, volgt uit onze verwerkersovereenkomst met Entrust.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Uw account-, perceel- en documentgegevens staan binnen de EU (Ierland).
• De afscherming zit in de database zelf, niet alleen in de app: u kunt uitsluitend uw eigen gegevens opvragen, ook als iemand de app zou omzeilen. Eén uitzondering is bewust: deelt u een perceel, dan ziet u van uw mede-eigenaren hun naam en profielfoto.
• Alle bestanden — documenten, profielfoto's, projectbeelden — staan in afgeschermde opslag en zijn alleen te openen via een tijdelijke, persoonlijke link.
• Onze medewerkers kunnen alleen met tweestapsverificatie bij de beheeromgeving. Dat is afgedwongen in de database, niet alleen in het inlogscherm.
• Wij leggen vast wie welke beoordeling heeft gedaan en wie wanneer heeft ondertekend.
• Wij verzamelen alleen gegevens met een concreet doel.
• Bij elke wijziging aan onze software controleren wij geautomatiseerd dat er geen bestandspaden in onze technische logregels terechtkomen. In die logregels kunnen wel technische identificatienummers staan; die verdwijnen met de bewaartermijn uit paragraaf 5.

Ontstaat er ondanks deze maatregelen een inbreuk waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan melden wij dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet dat voorschrijft, en informeren wij u wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor u meebrengt.

9. Uw rechten

U heeft de volgende rechten. Van de eerste drie kunt u zelf gebruikmaken, zonder tussenkomst van ons.

Kunt u niet meer inloggen, of wilt u liever dat wij het voor u doen? Op buvan.nl/privacyverzoek staat hoe u een verzoek indient. Die pagina is bereikbaar zonder de app.

Hoe wij uw identiteit vaststellen. Wij voeren een verzoek alleen uit wanneer het afkomstig is van het e-mailadres dat bij het betreffende account hoort. Komt uw verzoek van een ander adres, dan vragen wij u het opnieuw te sturen vanaf het geregistreerde adres. Zo voorkomen wij dat iemand anders over uw gegevens beschikt.

Hoe snel wij reageren. Wij reageren binnen 3 werkdagen op uw verzoek en handelen het uiterlijk binnen één maand af. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen die eerste maand weten, met de reden. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

Toestemming intrekken. U kunt een toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor wat er daarvóór al is gebeurd.

• E-mail van ons: zet de schakelaar uit bij Profiel → Communicatie. In-app meldingen blijven dan gewoon staan; die horen bij de dienst zelf.
• Pushnotificaties: zet ze uit in de instellingen van uw toestel.
• Locatie: trek de locatietoestemming in de instellingen van uw toestel in.
• Profielfoto: verwijder de foto in de app; hij wordt dan ook uit onze opslag verwijderd.

Klachtrecht. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of met uw verzoek omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). U mag ook eerst contact met ons opnemen — dat lost het vaak sneller op.

10. Moet u deze gegevens verstrekken?

• Ja, voor een deel. Zonder e-mailadres en wachtwoord kunt u geen account aanmaken. Zonder uw naam, telefoonnummer, geboortedatum, woonplaats en adres, en zonder uw akkoord met deze privacyverklaring, kunt u de app niet gebruiken: u komt dan niet voorbij het scherm waarin u uw profiel aanvult. Wij hebben die gegevens nodig om uw claim op een perceel te kunnen beoordelen.
• Nee, voor de rest. Een profielfoto, uw locatie, e-mail van ons en pushnotificaties zijn allemaal optioneel. Zegt u daar nee tegen, dan blijft de app gewoon werken.

11. Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die gevolgen voor u hebben. Elke perceelclaim wordt door een medewerker met de hand beoordeeld. Wij stellen geen profielen van u op en voorspellen geen gedrag.

12. Minderjarigen

De app is bedoeld voor grondeigenaren en hun vertegenwoordigers, en is niet gericht op kinderen. Wij verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Meent u dat dat toch is gebeurd, neem dan contact op via privacy@buvan.nl; wij verwijderen die gegevens dan.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de app verandert of wanneer wij met een nieuwe dienstverlener gaan werken. De meest actuele versie staat altijd op buvan.nl/privacy en is bereikbaar vanuit de app, onder Over deze app. Bij een ingrijpende wijziging laten wij dat weten in de app.